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浅议会计电算化会计电算化对会计档案工作带来的深思本科毕业论文致谢词
  摘要:随着我国会计电算化工作的不断发展,产生了大量的电子会计文件,这便为档案管理工作增加了新的内容。因此必须加强会计电算化系统的档案建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,更好的为经济建设服务。

  关键词:会计电算化;会计档案

  一、电算化会计档案的内容与特点

  电算化会计档案主要包括存储在电脑硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和电脑打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据则是指记账凭证、会计账簿、财务会计报告等数据。按照《会计档案管理办法》规定,采用电脑进行会计核算的单位,应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财务部、国家档案局备案。电算化会计档案与传统的会计档案相比,有其自身的特点,主要表现为:

  1.存贮范围扩大。电算化会计档案存贮的范围比传统的会计档案更广了,电算化会计档案除保留了传统意义上的纸质档案外,还包括存贮在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计信息,如程序开发设计说明书以及源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、自动转帐公式及其他计算公式、检验公式等。

  2.存贮形式更多。作为传统审计对象的凭证、帐簿、报表等会计资料的存在形式发生了转变,会计数据不但以打印输出的纸质形式存在,还以电磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘等载体上。磁性化存贮介质方式的介入使档案的管理更加简洁、快速、有效。

  3.存放方式更严格。由于电算化会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘等,而这些磁性介质、光盘极易受磁场、有害气体、灰尘等影响,因此,存放地点必须具有更加严密的防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等措施。

  4.对档案管理的要求加强。电算化会计档案的管理和利用受会计软件的种类和版本的影响,实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本和种类就越多,电算化会计档案只有得到科学的管理,才能被正常的利用。

  二、目前会计电算化下档案管理存在的问题

  1.完整性、安全性不高。电算化会计实施时间不长,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。

  2.档案管理人员的业务素质不全面。目前很多企业中的档案管理人员的素质缺少档案管理应有的专业知识和计算机应用知识,造成电算化档案管理工作整体水平不高,制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展。

  3.会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

  4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才。电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,所以会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可。

  5.电算化会计档案载体存在的问题。电算化条件下,会计档案载体本身发生了巨大变化,它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表之外,还包括电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及全套文档资料。由于会计数据被记录在磁盘、光盘等磁性介质上,在
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