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探讨探析高校财务档案管理信息化建设论文格式模板
高校财务档案管理信息化是指利用信息技术对高校财务档案资料进行搜集、归档、共享、传递、保存等,形成标准统一、分级建设的档案数据库,建立起档案信息的数字化,档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化,档案信息的网络化的档案管理体系。《全国档案事业发展“十一五”规划》明确提出档案信息化建设是十一五规划的一项战略任务,要做好这项工作必须从认识高校财务档案管理信息化的内涵入手,通过调查研究认清本单位财务档案管理工作的现状,找出差距,抓住重点,统筹规划高校财务档案信息化发展,稳步推进高校财务档案管理信息化的改进和完善。信息技术的发展使得高校财务档案管理面临新的挑战,推进高校财务档案管理信息化是信息化背景下高校档案管理事业发展的客观要求,也是实现高校财务档案管理自我完善的新起点。

  一、高校财务档案管理信息化建设的必要性

  (一)高校财务档案管理信息化是内外部环境的客观要求 近年来,我国高校取得了飞速发展,高校规模不断扩大,办学质量不断提升,业务量增加使得财务档案数量迅速增多,财务档案的查询、利用更加频繁,给高校财务档案管理工作提出了更高的要求,同时,信息技术的发展和成熟使得信息技术在各个领域得以广泛应用,电子档案成为经济业务往来的重要信息载体,高校在日常工作中经常要接收、保存、传递和使用各种电子档案资料,如何做好电子档案的保存是高校财务档案管理面临的新课题。因此,财务档案信息化建设成为一种发展趋势。正是在这一背景下,《全国档案事业发展“十一五”规划》才明确要求高校档案部门应积极推进档案工作信息化建设。

  (二)高校财务档案管理信息化是提升财务档案管理效率的必然选择 主要表现在:(1)财务档案信息化有利于高校财务档案的保存。在信息化环境下,高校财务档案管理部门要做好有形的纸质档案和无形的电子档案的保存工作,相比于纸质档案,电子档案占用空间少,通过备份还可以防止丢失和损毁造成的数据丢失,整理和归档需要的人力、物力少,具有明显的优势,越来越多的高校开始将纸质文档转为电子档案,建立起档案数据库。当然,纸质文档具有不可替代的作用,例如可辨认性强,有效防止篡改,因此,在建立起档案数据库后,仍然要做好纸质档案的保管。(2)财务档案信息化有利于高校财务档案的查询利用。高校财务档案的查询利用需要经过申请、批准、领取、归档等环节,以往纸质档案的查询耗费时间长,经过环节多,查阅效率非常低。同时,由于检索非常不便,高校职能部门对于财务档案包含哪些信息并不非常清晰,这也使得在高校建设、教育、科研等环节对于财务档案的利用效率非常低,财务档案信息化通过分级建档,对档案按照保密级别、档案专题来建档,建立起便于查询的档案编目、检索方式,通过网络化为高校各职能部门获取财务档案资料提供了便利。

  二、高校财务档案信息化建设存在的问题

  (一)认识不到位导致基础投入不足 高校财务档案管理信息化建设是一个关乎高校发展全局的工作,要做好这项工作必然也离不开高校各部门的配合和协作。目前,高校对于财务档案信息化认识还不全面,财务档案信息化建设的速度和广度都不理想,这与高校在档案管理工作上的观念和意识有着很大关系。有些学校将财务档案信息化看做财务部门的事情,档案管理部门仍然按照以往的思路办事,财务部门提供什么样的档案就保存什么样的档案,没有进行必要的归档和整理。高校财务档案信息化的认识不到位也导致高校在信息化建设方面投入的人力、物力明显不足,导致财务档案信息化的硬件设施不达标,软件配套不合适,高校财务档案信息化仍处于起步阶段。

  (二)制度不完善导致工作不规范 有关高校财务档案信息化的规章制度零散的见于相关部门发布的文件,尚没有形成一套完整的规章制度体系,这使得高校在进行财务档案信息化建设的过程中,缺少了必要的指导,财务档案管理信息化得目标不明确,标准不统一,高校财务档案管理缺乏可以参考的经验和范例,只能摸着石头过河,非常容易碰壁,在一定程度上影响了财务档案信息化进程。由于没有统一的标准,高校在财务档案信息化建设过程中指定的制度、措施等多种多样,财务档案信息化建设的各个环节存在不同问题,如何规范高校财务档案管理信息化建设成为当前的首要问题。

  (三)档案管理人员素质有待提高 高校财务档案管理信息化对于档案管理人员提出了更高的要求,它要求档案管理人员必须熟练掌握财务、档案管理、信息网络等方面的知识,
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