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简论内部控制基于高校会计电算化管理的内部制约的一些深思
  摘要:随着互联网技术的飞速发展和计算机技术的普及应用,会计电算化如今已成为组织机构会计活动的必然趋势。电算化代替了人工记账、算账和报账,通过软件的开发和使用,将大幅度提高组织机构的财会管理水平及经济效益。财会活动电算化的变革,就必然引起管理方面的改革,对内部管理机制作出相应的调整,本文基于高校会计电算化管理的内部控制问题展开探讨,以期完善高校财会内部控制和保障财会信息安全。

  关键词:高校 会计 电算化 内部控制 安全

  会计电算化,是一种计算机管理控制系统,包含会计信息系统和内部控制的内在关系。我国高校的会计内部控制是建立在我国相关法律法规的基础之上的,目前,主要着眼于业务控制上。随着会计电算化的普及,我国对会计电算化的管理体制也做出了相应的调整,各级单位结合自身具体情况和特点来具体实施相关管理工作。内部控制理论大致经历了内部牵制、内部控制制度、内部控制结构、内部控制整体框架、企业管理与内部控制五个阶段。一些企业将内部控制与风险管理相结合,提出了内部管理的目标设定、内部环境、风险应对、风险评估、事项识别、控制活动、信息沟通、监控八要素理论。这些理论的发展和应用,值得我国高校借鉴和研究,以加强电算化内部控制。

  一、 内部控制的“一个”核心、“两个”关键与“三个”方面

  (一) “一个”核心

  内部控制的核心是形成健全有效的管理机制,在框架下形成强有力的约束。笔者认为应当实行责任制,充分发挥内部审计的职能作用,定期引入外部审计。对于日常管理,形成明确的流程操作规范,从数据的录入、处理、输出和存储四个节点加强操作规范和监督。这是日常数据维护部分;内部审计是加强监督的一部分,但由于学校内部审计部门的审计水平和范围的局限性,可以定期通过委托专门审计机构进行定期对会计电算化系统的全面审查,并做出专业评估,对存在的问题及时给予解决方案,弥补管理漏洞。

  (二)“两个”关键

  高校会计电算化的内部管理,首先要明确管理的对象是谁,即人和物。从物的角度讲,就是计算机所包含的的硬件和软件,以及数据信息的存储传输控制;从人的角度讲,就是加强会计人员的业务素质培训和法律法规、道德教育等。

  1、加强系统监控和风险防范

  计算机是实现数据录入、存储、输出的关键部件,应加强其安全控制,一方面,硬件维护,包括及其部件损坏,应急系统的使用,防病毒等;另一方面,要加强会计操作风险预警系统的建设,分析在业务处理过程中可能存在的风险,明确管理重点,加强对关键节点的直接负责人的监督和制约,及时做好保密工作和安全管理,避免人为的数据修改。

  2、加强对会计人员的培训和绩效考评

  一方面,学校要培养一支高素质、业务熟的财会人员,避免人为失误、流程不熟练造成的经济损失。应定期对财会人员进行法律、法规、道德及安全教育培训,及时补充相关新内容,并沟通在执行过程中遇到的问题。另一方面,对人事的管理问题。选用既熟悉会计业务,又能进行软件分析,还应具备较高的职业道德同时有着较强的电算化内部控制意识的会计人员,并引入绩效考评措施,以此调动工作人员的积极性,除此之外,应重视领导层的管理,即人治与法治双行。

  (三)三个”方面

  积极引进内部控制框架要素理论,从一般控制、应用控制和内部审计三个方面强化内容控制。

  1、一般控制

  一般控制也被称之为环境控制。包含人员控制、系统控制和操作控制等基本内容。第一,对人员的控制主要包括任职资格控制和岗位控制两个方面,即一方面,审核上岗人员资质,另一方面,根据高校自身特点,设置主管人员、出纳、结账、审核、复核、编报、档案管理人员和系统维护人员人事安排,各岗位相互制约配合,形成良性循环;第二,对系统操作的控制。这是人机共同控制的关键环节,应加强其操作权限和操作规程的控制,即操作人员必须得到授权,禁止一切违反规范的操作,加大违规操作处罚力度。第三,系统维护。安排专门人员对系统进行维护,及时加密、杀毒、备份和系统升级等。

  2、应用控制

  应用控制是对业务操作过程的审批和授权部分,为此,高校应强化数据的录入、处理、输出、存储的流程监管,这是明确责任的关键步骤。每个操作员对各自的口令都应绝对保密,严禁一个操作员以不同的身份进入系统并进行不同的操作,修改别人的记录。每一个节点的空隙,是权力终止和移交的关键,应加强对上游操作的审查,避免,出现问题后的责任推诿现象。

  3、内部审计

  内部审计是加强内部控制监督的专门机构,直接参与各项财会活动的审查工作,及时发现问题。内部审计应将风险管理放到重要位置,对内
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